Política de privacidad

1. Alcance y responsable

Esta política explica cómo VOX Diseño Web, en adelante «VOX», trata datos personales al ofrecer Organidocs, su sitio institucional organidocs.com, la aplicación app.organidocs.com y los canales de atención asociados.

Comprende los datos de visitantes, personas que consultan por el servicio, usuarios registrados o invitados, contactos de empresas y personas cuyos datos sean incluidos lícitamente en documentos. También describe el tratamiento técnico necesario cuando alguien abre un enlace público de Organidocs.

VOX es responsable de los tratamientos que decide para administrar cuentas, autenticar usuarios, proteger el servicio y gestionar su relación con clientes y contactos. Las consultas y solicitudes sobre estos tratamientos se reciben en info@vox-web.com.ar, con el asunto «Privacidad Organidocs».

Cuando una organización utiliza Organidocs para tratar datos de sus empleados, clientes, proveedores u otras personas, esa organización decide las finalidades del contenido y actúa como responsable, o bajo la autorización del responsable correspondiente. VOX presta el tratamiento técnico por su cuenta. La asignación concreta de responsabilidades depende de las actividades efectivamente realizadas y no solo de la denominación contractual.

La organización responde por la selección, procedencia, exactitud y licitud de los datos que incorpora, por informar a las personas afectadas y por contar con las autorizaciones o bases legales necesarias. VOX no revisa ni valida previamente cada documento o consentimiento y no asume esas decisiones por el solo alojamiento del contenido. Le corresponden las obligaciones propias de su intervención técnica y de los tratamientos que decide por sí mismo.

2. Información que tratamos y procedencia

2.1. Cuenta e identificación

Tratamos nombre, correo electrónico, identificador interno de usuario, estado de verificación del correo, fechas de alta y modificación, y datos necesarios para administrar el acceso. Si se utiliza una contraseña propia de Organidocs, se conserva una representación protegida mediante una función de hash; no se almacena como texto legible en la base de usuarios.

Los datos provienen del usuario, de la persona autorizada que crea o invita una cuenta, o de Google cuando el usuario elige ese método de acceso. El apartado 4 explica específicamente esta última opción.

2.2. Empresa, membresías y permisos

Tratamos el nombre e identificador del espacio de trabajo, su logo y los datos de perfil que incorpore la organización, como razón social, identificación tributaria, domicilio, teléfono, correo y sitio web. También registramos miembros, roles, permisos, invitaciones, plan, límites, utilización de funciones y estado del espacio.

Una misma cuenta puede integrar varias empresas. Los permisos se determinan para cada una. Los administradores de una empresa no obtienen por esa sola condición acceso a los espacios de otras organizaciones del mismo usuario.

2.3. Documentos y actividad

Tratamos los títulos, campos, bloques de contenido, plantillas, carpetas, membretes, imágenes permitidas, estados y numeración que el cliente incorpore, así como versiones conservadas y registros de actividad asociados, por ejemplo autoría, guardado, publicación, eliminación y restauración.

El contenido puede incluir datos identificativos, de contacto, profesionales, comerciales y otra información de terceros que el cliente esté autorizado a tratar. La estructura de campos es configurable: VOX no exige que se carguen datos personales innecesarios ni determina el contenido de cada documento.

2.4. Comunicaciones y atención

Si una persona se comunica por correo o WhatsApp, tratamos los datos de contacto y el contenido que nos envía para responder y gestionar la solicitud. La apertura de esos canales implica utilizar también el servicio del proveedor correspondiente.

El formulario de contacto del sitio institucional prepara un mensaje para abrir el correo o WhatsApp elegido. El texto escrito allí no se envía por ese solo hecho a una base de formularios de Organidocs; su transmisión se produce al utilizar el canal externo. El proveedor externo puede recibir información cuando se abre su aplicación o enlace, según su funcionamiento.

2.5. Datos técnicos y de seguridad

El funcionamiento del servicio implica tratar direcciones IP, información de las solicitudes y del navegador, cookies de sesión y autenticación, identificadores, fechas, errores y eventos necesarios para operar y proteger la aplicación. Los controles contra abuso utilizan, según la operación, correo, dirección IP o identificador de usuario.

Los servidores y proveedores de infraestructura pueden generar registros de acceso, errores y funcionamiento. Su alcance depende de la configuración operativa. No utilizamos estos registros para elaborar perfiles publicitarios de navegación.

3. Datos necesarios y consecuencias de no facilitarlos

El correo y los datos de identificación requeridos en cada modalidad son necesarios para crear o identificar una cuenta. Para acceder con contraseña es necesario establecer una; al acceder con Google no se solicita la contraseña de Google.

La identificación del espacio de trabajo y las membresías son necesarias para asignar accesos. Los demás campos del perfil se completan según las necesidades del cliente y los requisitos de cada formulario. Los campos de un documento pueden ser obligatorios por decisión de la organización, lo que no significa que VOX exija universalmente ese dato.

La falta de información necesaria, una dirección no verificable o la denegación de permisos indispensables puede impedir la creación de la cuenta, el acceso, una invitación o la función relacionada. No otorgar un consentimiento opcional no debe impedir funciones que no dependan de él.

4. Acceso mediante Google

4.1. Permisos y datos recibidos

Cuando el usuario elige registrarse o iniciar sesión con Google, Organidocs utiliza los permisos básicos de identidad openid, email y profile. Puede recibir el identificador de la cuenta de Google, nombre, dirección de correo, confirmación de que ese correo está verificado y dirección de la imagen de perfil, junto con la información técnica necesaria para validar la autenticación.

Esta integración no solicita acceso a mensajes de Gmail, archivos de Google Drive, calendarios, contactos ni otros contenidos de la cuenta. Organidocs no recibe ni almacena la contraseña de Google.

4.2. Uso y almacenamiento

Utilizamos esos datos para verificar la identidad, localizar una cuenta por su correo verificado y, cuando corresponda un registro o invitación autorizados, crear la cuenta y completar su identificación. El nombre y correo pueden ser visibles dentro de los espacios a los que el usuario se incorpora para identificar a sus miembros y actuaciones.

La base de usuarios conserva el nombre, correo y estado de verificación necesarios para administrar la cuenta. La información básica de perfil, incluida la dirección de la imagen y un identificador de Google, también puede formar parte de la sesión de autenticación. Esto no significa que se almacenen archivos de Google ni una copia de su cuenta.

Los elementos técnicos de autenticación se procesan para completar el ingreso. La implementación actual no conserva en una tabla de cuentas conectadas los tokens de acceso o renovación de Google para consultar posteriormente otros servicios de Google.

4.3. Restricciones de uso de los datos de Google

El uso de información recibida de las API de Google se ajustará a la Google API Services User Data Policy, incluidos los requisitos de uso limitado que correspondan.

Esos datos se destinan a las funciones visibles de identificación y acceso. No se venden ni se utilizan para publicidad personalizada, evaluación crediticia o entrenamiento de modelos generales de inteligencia artificial. Su comunicación se limita a las funciones autorizadas, la seguridad y las obligaciones legales. Una transferencia empresarial de datos de Google se sujetará al consentimiento previo explícito exigible.

El acceso humano se limita a la autorización afirmativa sobre datos concretos, necesidades de seguridad, cumplimiento legal o información agregada conforme a las reglas aplicables. Estos límites también alcanzan a quienes intervienen por cuenta de VOX.

4.4. Revocación y eliminación

El usuario puede revisar o retirar la conexión desde la sección de conexiones con terceros de su cuenta de Google. La revocación puede impedir nuevos ingresos con ese mecanismo, pero no elimina automáticamente la cuenta de Organidocs, el contenido de una empresa ni una sesión de Organidocs ya iniciada.

Para cerrar la sesión debe utilizar la función de salida. Para solicitar eliminación de datos o baja de la cuenta debe seguir el apartado 13. Si solo utilizaba Google, puede consultar por una alternativa de acceso que permita verificar su identidad antes de revocar la conexión.

5. Finalidades y fundamento del tratamiento

Tratamos datos para:

Cuando la ley exija consentimiento, se solicitará de manera específica, informada y diferenciada. En Argentina, los tratamientos necesarios para una relación contractual se encuadran en las excepciones legales pertinentes cuando se cumplan sus condiciones; no se invoca un «interés legítimo» genérico para sustituir cualquier consentimiento exigible.

Cuando resulte aplicable el régimen europeo, los tratamientos propios de VOX podrán basarse, según su finalidad, en la ejecución de un contrato con el interesado, una obligación legal, el consentimiento o un interés legítimo evaluado, como proteger la infraestructura o gestionar contactos de una empresa cliente. El contrato con una empresa no constituye por sí solo la base contractual de todo tratamiento relativo a sus empleados. El contenido tratado por cuenta del cliente se sujeta a sus instrucciones y a la base que corresponda al responsable.

No utilizamos el contenido de documentos para vender bases de datos ni entrenar modelos generales de inteligencia artificial. Tampoco incorporamos automáticamente a los usuarios que ingresan con Google a campañas promocionales por haber utilizado ese acceso. Cualquier comunicación comercial adicional deberá contar con el fundamento aplicable y una forma de oposición o baja.

6. Acceso dentro de la organización

Los propietarios y administradores de un espacio pueden gestionar miembros, configuraciones y documentos de esa empresa. Otros miembros acceden según los permisos asignados y las reglas de autoría. Los nombres y correos necesarios para administrar la colaboración pueden ser visibles a los usuarios autorizados.

La baja de un miembro no elimina automáticamente sus contribuciones, versiones ni registros de actividad de la organización. La organización puede necesitar conservarlos para sus finalidades legítimas, con las restricciones que imponga la legislación.

Los administradores de plataforma disponen de funciones de administración del servicio y sus empresas; ese rol no los convierte automáticamente en miembros de cada espacio documental. Esto no constituye una afirmación de inaccesibilidad técnica para todo el personal de operación: el acceso excepcional por soporte, seguridad o mantenimiento debe estar autorizado, limitado y sujeto a confidencialidad.

7. Enlaces públicos, perfil de empresa y PDF

Si un usuario facultado genera un enlace público, el documento habilitado puede ser consultado y descargado sin cuenta por cualquier persona que posea ese enlace. Puede incluir información personal, membretes y datos del perfil de la empresa. El cliente debe revisar esos elementos antes de compartir.

El enlace puede mostrar información actualizada a medida que se guarda o publica contenido, según la configuración. Su revocación o vencimiento impide nuevos accesos gestionados por ese enlace, pero no elimina las copias ya obtenidas por otras personas.

El logo de la empresa se sirve también sin sesión para su visualización en invitaciones, comunicaciones y páginas compartidas. No debe utilizarse ese campo para información que deba permanecer confidencial.

Los PDF se generan para la descarga y no se conservan por esa sola generación como un archivo PDF permanente dentro de Organidocs. Los datos que les dan origen pueden permanecer en documentos y versiones. Los destinatarios que descargan archivos administran sus propias copias, sin perjuicio de los derechos que correspondan sobre los datos incluidos.

8. Proveedores y otros destinatarios

Solo comunicamos datos en la medida necesaria para las finalidades informadas y con los requisitos legales aplicables. Los destinatarios pueden ser:

• Los usuarios y administradores autorizados por la organización y los destinatarios de enlaces que ella decida compartir.
• Proveedores de infraestructura y servicios necesarios para operar Organidocs, bajo condiciones apropiadas al tratamiento encomendado.
• Personal y colaboradores autorizados que necesiten intervenir para prestar soporte, mantener la seguridad o cumplir obligaciones.
• Autoridades y otros destinatarios cuando exista una obligación o habilitación legal válida, limitada a la información pertinente.

Proveedores identificados para el servicio

Respaldo externo previsto: VOX ha previsto incorporar Backblaze B2 para almacenar copias de recuperación. A la fecha de redacción de esta versión, esa incorporación está prevista y no se presenta como operativa. Antes de comenzar ese tratamiento se informarán su activación, ubicación y condiciones de conservación. Una copia de base de datos y archivos puede contener datos de cuentas, empresas y documentos; no se presume que incluya solo información anónima.

VOX continúa prestando Organidocs y gestionando la relación con sus clientes aunque contrate infraestructura externa. El uso de un proveedor no lo convierte en prestador directo de Organidocs frente al cliente ni libera a VOX de sus propias obligaciones.

Google y los proveedores de correo o mensajería que el usuario elija directamente pueden tratar determinados datos para sus propias finalidades conforme a sus políticas. El alcance de esa actuación es diferente del tratamiento técnico realizado por cuenta de VOX.

Ante una reorganización, adquisición o transferencia de la actividad, solo se comunicarán los datos que puedan transferirse legítimamente, con confidencialidad, información y continuidad de las garantías aplicables. Se solicitarán los consentimientos exigibles; para datos de Google se respetarán además las condiciones del apartado 4.3.

9. Ubicación y transferencias internacionales

El alojamiento principal y la base de datos utilizan el servidor cloud de Donweb contratado por VOX. País de alojamiento de esa instancia: [CONFIRMAR PAÍS DEL SERVIDOR DONWEB ANTES DE PUBLICAR]. La ubicación del proveedor como empresa no permite deducir por sí sola dónde está alojada una instancia concreta.

El uso de Google y de otros proveedores puede implicar tratamiento o acceso desde países distintos al del usuario. La ubicación del futuro respaldo Backblaze B2 deberá determinarse según la región efectivamente seleccionada antes de activar las copias. No se garantiza residencia exclusiva de todos los datos en el país del cliente.

Cuando corresponda una transferencia internacional, VOX deberá verificar una vía legal adecuada, como una decisión de adecuación, cláusulas contractuales aplicables u otra garantía o excepción válida. La aceptación general de esta política no sustituye automáticamente esos requisitos ni constituye un consentimiento indiscriminado para transferir a cualquier país.

Puede solicitarse información sobre destinatarios, países y garantías pertinentes a info@vox-web.com.ar. Cuando proceda proporcionar una copia de garantías, podrán omitirse secretos comerciales o datos de terceros que no sean necesarios para conocer la protección ofrecida.

10. Cookies y tecnologías de sesión

Organidocs utiliza cookies para autenticar, proteger las operaciones de acceso, continuar el registro y recordar el espacio de trabajo. Algunas conservan el identificador histórico «voxdocs», que corresponde al desarrollo de Organidocs.

Las cookies de autenticación de la aplicación se limitan a su host y no se comparten por ese mecanismo con el sitio institucional. Los navegadores pueden conservar o restaurar cookies de sesión de acuerdo con su configuración.

La versión descrita no incorpora cookies propias de publicidad ni herramientas de analítica publicitaria en la aplicación o la landing. Las fuentes del sitio se sirven localmente. Google y los canales externos que el usuario abra pueden utilizar tecnologías propias en sus servicios.

El usuario puede borrar o bloquear cookies desde su navegador. Si bloquea las necesarias para autenticarse, el acceso puede dejar de funcionar; si elimina la preferencia de empresa, deberá seleccionar nuevamente su espacio. Si se incorporan tecnologías opcionales que requieran consentimiento, se informarán antes de activarlas y se solicitará ese consentimiento cuando corresponda.

11. Conservación de datos

Conservamos información mientras sea necesaria para las finalidades informadas, las instrucciones válidas del cliente y las obligaciones aplicables. La duración depende de la categoría de datos y de la existencia de causas concretas de conservación; no se conserva todo por tiempo indefinido por el solo hecho de haberse registrado.

La retirada de un dato de un documento actual puede no eliminarlo de sus versiones anteriores. La eliminación de una cuenta tampoco borra automáticamente el contenido de las empresas a las que pertenecía. Las solicitudes deben evaluar esas ubicaciones y las obligaciones del responsable del contenido.

Cuando exista una obligación legal de conservar información o un conflicto concreto que justifique preservarla, se conservará únicamente lo pertinente, con acceso limitado, hasta que cese la causa. No se utilizará esa conservación para finalidades incompatibles.

Si existen copias de seguridad, una supresión en el entorno activo puede no eliminar instantáneamente cada copia histórica. Los datos pendientes de eliminación deberán quedar fuera del uso ordinario, desaparecer conforme al ciclo aplicable y no reincorporarse al servicio sin volver a aplicar las supresiones pertinentes. Esto no habilita demorar el cumplimiento de plazos legales ni conservar respaldos indefinidamente.

12. Seguridad e incidentes

Organidocs aplica controles de autenticación y acceso por empresa, roles y permisos; protección de contraseñas mediante hash; vencimiento y protección de enlaces de cuenta; y medidas para limitar determinados intentos abusivos. Los documentos y los archivos privados se sirven conforme a los controles de acceso correspondientes, con las excepciones públicas informadas.

Las medidas deben complementarse con la configuración segura del alojamiento, las comunicaciones, los accesos administrativos y los procedimientos de operación. La aplicación no se presenta como un sistema con cifrado de extremo a extremo en el que VOX carezca de toda posibilidad técnica de acceder al contenido.

No existe una garantía absoluta de invulnerabilidad. Esa limitación no elimina el deber de adoptar medidas apropiadas ni de responder a incidentes. Ante un incidente, VOX evaluará su alcance, procurará contenerlo y realizará las comunicaciones al cliente, a las personas o a las autoridades que correspondan, dentro de los plazos legales aplicables.

Las condiciones del plan gratuito no incluyen garantías contractuales adicionales de continuidad, soporte o recuperación de información. Esa ausencia de garantías comerciales no modifica las finalidades de tratamiento informadas ni los derechos y obligaciones de privacidad que resulten legalmente exigibles.

Si el usuario detecta un acceso no autorizado o divulgación accidental, debe comunicarlo a info@vox-web.com.ar. No debe enviar contraseñas, códigos de verificación ni documentos completos si bastan datos mínimos para identificar el problema.

13. Derechos, solicitudes y eliminación de cuenta

Las personas pueden solicitar información sobre el tratamiento y ejercer los derechos de acceso, rectificación, actualización, supresión y confidencialidad que les correspondan. Según la legislación aplicable, también pueden existir derechos de oposición, limitación, portabilidad, retiro del consentimiento y revisión de determinadas decisiones automatizadas.

Para ejercerlos, escribir a info@vox-web.com.ar con el asunto «Privacidad Organidocs», indicando:

1. Nombre y medio de respuesta; preferentemente, el correo asociado a la cuenta si existe.
2. Derecho o solicitud concreta, y el espacio de trabajo o documento relacionado cuando sea conocido.
3. Información mínima que permita localizar los datos y verificar la legitimación.

No es necesario tener una cuenta para presentar una solicitud. Si existen dudas razonables, podremos requerir comprobación adicional de identidad o representación, proporcionada al riesgo, sin pedir de manera rutinaria información excesiva.

Para eliminar una cuenta, debe indicarse expresamente «Solicito eliminar mi cuenta de Organidocs». Revisaremos las membresías, las funciones de administración y las causas de conservación aplicables. La solicitud puede requerir transferir la administración de una empresa, pero no se utilizará esa coordinación para bloquear derechos legalmente exigibles sobre los datos personales.

Para eliminar un espacio de trabajo, se requerirá una instrucción de una persona que acredite facultades suficientes. Esta operación es distinta de eliminar una cuenta personal y puede afectar documentos y datos de otras personas.

Si la solicitud se refiere a contenido cuyo responsable es una organización cliente, la canalizaremos hacia esa organización y colaboraremos dentro de nuestro ámbito de actuación. No condicionaremos la atención de los tratamientos propios de VOX a una autorización general del cliente. Cuando una conservación impida la supresión solicitada, explicaremos el fundamento y alcance en la medida legalmente permitida.

El ejercicio de derechos no exige cancelar una contratación ni pagar una deuda comercial. La portabilidad legal, cuando corresponda, no equivale a una obligación universal de migrar íntegramente el sistema a otro proveedor.

14. Menores y datos especialmente protegidos

Organidocs está dirigido a usuarios adultos y no está diseñado como servicio para menores. No solicitamos deliberadamente cuentas de menores de dieciocho años. Si se detecta una cuenta incompatible con esa condición, se evaluará su restricción o eliminación con las garantías y obligaciones correspondientes.

La organización cliente debe evitar incluir datos sensibles, información de menores o datos sujetos a requisitos sectoriales especiales si no cuenta con una habilitación legal y con condiciones de servicio adecuadas, acordadas previamente con VOX. La responsabilidad por el contenido no elimina los deberes propios de VOX cuando tome conocimiento de un tratamiento irregular.

15. Automatización y publicidad

La aplicación realiza operaciones automáticas para autenticar, aplicar permisos y límites del plan, controlar intentos y gestionar reglas documentales. No se utiliza el contenido para decisiones de solvencia, selección de personal u otras evaluaciones similares de personas.

Un bloqueo técnico puede revisarse a través del contacto indicado. No realizamos, como función del servicio descrito, decisiones basadas exclusivamente en perfiles personales que produzcan efectos jurídicos o significativamente similares. Si se incorporaran tratamientos de esa naturaleza, se informarán y habilitarán las garantías aplicables antes de utilizarlos.

16. Cambios de esta política

Podemos actualizar esta política en cualquier momento. Las actualizaciones se publican en este sitio con su fecha de vigencia y rigen desde su publicación. No enviamos avisos individuales por correo ni por otro medio: es responsabilidad del usuario consultar periódicamente la versión vigente.

Cuando un cambio requiera consentimiento, se solicitará antes del nuevo tratamiento. En particular, no se ampliará el acceso o el uso de datos de Google a finalidades no informadas por la mera modificación de esta página.

17. Contacto

Para consultas sobre esta política, destinatarios, transferencias, conservación o ejercicio de derechos, contactar a VOX Diseño Web en info@vox-web.com.ar, con el asunto «Privacidad Organidocs».

Prestador

VOX Diseño Web

Versión

1 de noviembre de 2026

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